Datenschutz-Richtlinie

Datenschutzrichtlinie Eykcon GbR

Präambel

Die Themen gesetzlicher Datenschutz und Informationssicherheit werden für uns und unsere Kunden (Klienten, Coachees/Mentees und deren Sponsoren und Teams) immer wichtiger und bedeutsamer. Für uns als Dienstleistungsunternehmen im Bereich der personenbezogenen Beratung in Form von Coaching, Mentoring, Supervision, Facilitation und Training ist das hohe Vertrauen unserer Kunden in Kompetenz und Integrität die entscheidende Geschäftsgrundlage.

Vertrauen bedeutet jedoch auch Verantwortung für unser Handeln, für unsere Arbeit, für die Systeme und Daten der Kunden. Unsere Kunden legen Ihre persönlichen und wirtschaftlichen Daten in unsere Hände und damit auch unternehmenswichtige sowie kritische Informationen.

Für uns bei Eykcon ist es besonders wichtig, mit diesen Daten verantwortungsbewusst umzugehen. Daher liegt es sehr nahe, dass wir das Thema gesetzlicher Datenschutz in der Praxis sehr ernst nehmen und uns auch entsprechend organisieren.

Diese Leitlinie soll helfen, die Bedeutung und Wichtigkeit des gesetzlichen Datenschutzes zu verdeutlichen und allen Stakeholdern dieses Thema transparenter zu machen.

 

RA Peter van Eyk

Senior Practitioner Coach (EMCC)

 

Zuständigkeiten Datenschutzmanagement

Klaudia van Eyk

info@eykcon.de

 

Ziel der Datenschutzrichtlinie

Die Eykcon GbR verpflichtet sich im Rahmen ihrer gesellschaftlichen Verantwortung zur Einhaltung des gesetzlichen Datenschutzrechtes. Die Wahrung des Datenschutzes ist eine Basis für vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen und die Reputation der Eykcon GbR.

Wir definieren dazu ergänzend unsere eigenen Datenschutzziele als Selbstverpflichtung. Dazu gehören unter anderem:

 

Geltungsbereich und Änderung der Datenschutzrichtlinie

Diese Datenschutzrichtlinie fußt auf den Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und den dazugehörigen nationalen Gesetzen.

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für die Eykcon GbR.

Die aktuellste Version der Datenschutzrichtlinie kann auf der Internetseite der Eykcon GbR (www.eykcon.de) abgerufen werden.

 

Prinzipien für die Verarbeitung personenbezogener Daten

 

Fairness und Rechtmäßigkeit

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten muss das informationelle Selbstbestimmungsrecht des Betroffenen gewahrt werden. Personenbezogene Daten müssen auf rechtmäßige Weise erhoben und verarbeitet werden.

 

Zweckbindung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten darf lediglich die Zwecke verfolgen, die vor der Erhebung der Daten festgelegt wurden. Nachträgliche Änderungen der Zwecke sind nur eingeschränkt möglich und bedürfen einer Rechtfertigung.

 

Transparenz

Der Betroffene muss über den Umgang mit seinen Daten informiert werden. Grundsätzlich sind personenbezogene Daten bei dem Betroffenen selbst zu erheben. Bei Erhebung der Daten muss der Betroffene mindestens Folgendes erkennen können oder entsprechend

informiert werden über:

 

Datenvermeidung und Datensparsamkeit

Vor einer Verarbeitung personenbezogener Daten muss geprüft werden, ob und in welchem Umfang diese notwendig sind, um den mit der Verarbeitung angestrebten Zweck zu erreichen. Wenn es zur Erreichung des Zwecks möglich ist und der Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Zweck steht, sind anonymisierte oder statistische Daten zu verwenden. Personenbezogene Daten dürfen nicht auf Vorrat für potentielle zukünftige Zwecke gespeichert werden, es sei denn, dies ist durch staatliches Recht vorgeschrieben oder erlaubt.

 

Löschung und Speicherbegrenzung

Personenbezogene Daten, die nach Ablauf von gesetzlichen oder geschäftsprozessbezogenen Aufbewahrungsfristen nicht mehr erforderlich sind, müssen gelöscht werden. Bestehen im Einzelfall Anhaltspunkte für schutzwürdige Interessen oder für eine historische Bedeutung dieser Daten, müssen die Daten weiter gespeichert bleiben, bis dass schutzwürdige Interesse rechtlich geklärt.

 

Sachliche Richtigkeit und Datenaktualität

Personenbezogene Daten sind richtig, vollständig und – soweit erforderlich – auf dem aktuellen Stand zu speichern. Es sind angemessene Maßnahmen zu treffen, um sicherzustellen, dass nicht zutreffende, unvollständige oder veraltete Daten gelöscht, berichtigt, ergänzt oder aktualisiert werden.

 

Vertraulichkeit und Datensicherheit

Für personenbezogene Daten gilt das Datengeheimnis.

Sie müssen im persönlichen Umgang vertraulich behandelt werden und durch angemessene organisatorische und technische Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung oder Weitergabe, sowie versehentlichen Verlust, Veränderung oder Zerstörung gesichert werden.

 

Zulässigkeit der Datenverarbeitung von Kundendaten

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn einer der nachfolgenden Erlaubnistatbestände vorliegt. Ein solcher Erlaubnistatbestand ist auch dann erforderlich, wenn der Zweck für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten gegenüber der ursprünglichen Zweckbestimmung geändert werden soll.

 

Datenverarbeitung für eine vertragliche Beziehung

Wenn die Datenverarbeitung personenbezogener Daten der Vertragserfüllung oder der Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen dient, so ist die Verarbeitung zulässig.

 

Einwilligung in die Datenverarbeitung

Eine Datenverarbeitung kann aufgrund einer Einwilligung des Betroffenen stattfinden.

Vor der Einwilligung muss der Betroffene gemäß dieser Datenschutzrichtlinie informiert werden. Die Einwilligungserklärung ist aus Beweisgründen grundsätzlich schriftlich oder elektronisch einzuholen. Unter Umständen, z.B. bei telefonischer Beratung, kann die Einwilligung auch mündlich erteilt werden. Die Erteilung muss dokumentiert werden.

 

Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Erlaubnis

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist auch dann zulässig, wenn staatliche Rechtsvorschriften die Datenverarbeitung verlangen, voraussetzen oder gestatten. Die Art und der Umfang der Datenverarbeitung müssen für die gesetzlich zulässige Datenverarbeitung erforderlich sein und richten sich nach diesen Rechtsvorschriften.

 

Datenverarbeitung aufgrund berechtigten Interesses

Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch erfolgen, wenn dies zur Verwirklichung eines berechtigten Interesses der Eykcon GbR erforderlich ist. Berechtigte Interessen sind in der Regel rechtliche (z.B. Durchsetzung von offenen Forderungen) oder wirtschaftliche (z.B. Vermeidung von Vertragsstörungen). Eine Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund eines berechtigten Interesses darf nicht erfolgen, wenn es im Einzelfall einen Anhaltspunkt dafür gibt, dass schutzwürdige Interessen des Betroffenen das Interesse an der Verarbeitung überwiegen. Die schutzwürdigen Interessen sind für jede Verarbeitung zu prüfen.

 

Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten

Die Verarbeitung besonders schutzwürdiger personenbezogener Daten darf nur erfolgen, wenn dies gesetzlich erforderlich ist oder der Betroffene ausdrücklich eingewilligt hat. Die Verarbeitung dieser Daten ist auch dann zulässig, wenn sie zwingend notwendig ist, um rechtliche Ansprüche gegenüber dem Betroffenen geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

 

Nutzerdaten und Internet

Wenn auf Webseiten oder in Apps personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, sind die Betroffenen hierüber in Datenschutzerklärungen und ggf. Cookie-Hinweisen zu informieren. Die Datenschutzhinweise und ggf. Cookie-Hinweise sind so zu integrieren, dass diese für die Betroffenen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

Werden zur Auswertung des Nutzungsverhaltens von Webseiten und Apps Nutzungsprofile erstellt (Tracking), so müssen die Betroffenen darüber in jedem Fall in den Datenschutzerklärungen informiert werden. Erfolgt das Tracking unter einem Pseudonym, so soll den Betroffenen in den Datenschutzerklärungen eine Widerspruchsmöglichkeit eröffnet werden (Opt-out).

 

Übermittlung personenbezogener Daten

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb der Eykcon GbR oder an Empfänger innerhalb der Eykcon GbR unterliegt den Zulässigkeitsvoraussetzungen der Verarbeitung personenbezogener Daten. Der Empfänger der Daten muss darauf verpflichtet werden, diese nur zu den festgelegten Zwecken zu verwenden.

Im Falle einer Datenübermittlung an einen Empfänger außerhalb der Eykcon GbR in einen Drittstaat muss dieser ein zu dieser Datenschutzrichtlinie gleichwertiges Datenschutzniveau gewährleisten. Dies gilt nicht, wenn die Übermittlung aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erfolgt. Im Falle einer Datenübermittlung von Dritten an die Eykcon GbR muss sichergestellt sein, dass die Daten für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden dürfen.

 

Auftragsdatenverarbeitung

Eine Auftragsdatenverarbeitung liegt vor, wenn ein Auftragnehmer mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt wird, ohne dass ihm die Verantwortung für den zugehörigen Geschäftsprozess übertragen wird. In diesen Fällen ist mit externen Auftragnehmern eine Vereinbarung über eine Auftragsdatenverarbeitung abzuschließen.

Dabei behält das beauftragende Unternehmen die volle Verantwortung für die korrekte Durchführung der Datenverarbeitung. Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten nur im Rahmen der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten. Bei der Erteilung des Auftrags sind die nachfolgenden Vorgaben einzuhalten; der beauftragende Fachbereich muss ihre Umsetzung sicherstellen.

  1. Der Auftragnehmer ist nach seiner Eignung zur Gewährleistung der erforderlichen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen auszuwählen.
  2. Der Auftrag ist in Textform zu erteilen. Dabei sind die Weisungen zur Datenverarbeitung und die Verantwortlichkeiten des Auftraggebers und des Auftragnehmers zu dokumentieren.
  3. Der Auftraggeber muss sich vor Beginn der Datenverarbeitung von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers überzeugen. Die Einhaltung der Anforderungen an die Datensicherheit kann ein Auftragnehmer insbesondere durch Vorlage einer geeigneten
  4. Zertifizierung nachweisen. Je nach Risiko der Datenverarbeitung ist die Kontrolle gegebenenfalls während der Vertragslaufzeit regelmäßig zu wiederholen.
  5. Bei einer grenzüberschreitenden Auftragsdatenverarbeitung sind die jeweiligen nationalen Anforderungen für eine Weitergabe personenbezogener Daten ins Ausland zu erfüllen. Insbesondere darf die Verarbeitung personenbezogener Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum in einem Drittstaat nur stattfinden, wenn der Auftragnehmer ein zu dieser Datenschutzrichtlinie gleichwertiges Datenschutzniveau nachweist.
  6. Anerkennung verbindlicher Unternehmensregeln des Auftragnehmers zur Schaffung eines angemessenen Datenschutzniveaus durch die zuständigen Datenschutz- Aufsichtsbehörden

 

Rechte von Betroffenen

Jeder Betroffene kann die folgenden Rechte wahrnehmen. Ihre Geltendmachung ist umgehend durch den verantwortlichen Bereich zu bearbeiten und darf für den Betroffenen zu keinerlei Nachteilen führen.

  1. Der Betroffene kann Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten welcher Herkunft über ihn zu welchem Zweck gespeichert sind. Falls im Arbeitsverhältnis nach dem jeweiligen Arbeitsrecht weitergehende Einsichtsrechte in Unterlagen des Arbeitgebers (z.B. Personalakte) vorgesehen sind, so bleiben diese unberührt.
  2. Werden personenbezogene Daten an Dritte übermittelt, muss auch über die Identität des Empfängers oder über die Kategorien von Empfängern Auskunft gegeben werden.
  3. Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, kann der Betroffene ihre Berichtigung oder Ergänzung verlangen.
  4. Der Betroffene kann der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu Zwecken der Werbung oder der Markt- und Meinungsforschung widersprechen. Für diese Zwecke müssen die Daten gesperrt werden.
  5. Der Betroffene ist berechtigt, die Löschung seiner Daten zu verlangen, wenn die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder weggefallen ist. Gleiches gilt für den Fall, dass der Zweck der Datenverarbeitung durch Zeitablauf oder aus anderen Gründen entfallen ist. Bestehende Aufbewahrungspflichten und einer Löschung entgegenstehende schutzwürdige Interessen müssen beachtet werden.
  6. Der Betroffene hat ein grundsätzliches Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung seiner Daten, das zu berücksichtigen ist, wenn sein schutzwürdiges Interesse aufgrund einer besonderen persönlichen Situation das Interesse an der Verarbeitung überwiegt.
  7. Dies gilt nicht, wenn eine Rechtsvorschrift zur Durchführung der Verarbeitung verpflichtet.

 

Vertraulichkeit der Verarbeitung

Personenbezogene Daten unterliegen dem Datengeheimnis. Eine unbefugte Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ist den Mitarbeitern untersagt. Unbefugt ist jede Verarbeitung, die ein Mitarbeiter vornimmt, ohne damit im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben betraut und entsprechend berechtigt zu sein. Es gilt das Need-to -know-Prinzip: Mitarbeiter dürfen nur Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, wenn und soweit dies für ihre jeweiligen Aufgaben erforderlich ist. Dies erfordert die sorgfältige Aufteilung und Trennung von Rollen und Zuständigkeiten sowie deren Umsetzung und Pflege im Rahmen von Berechtigungskonzepten. Mitarbeiter dürfen personenbezogene Daten nicht für eigene private oder wirtschaftliche Zwecke nutzen, an Unbefugte übermitteln oder diesen auf andere Weise zugänglich machen.

 

Sicherheit der Verarbeitung

Personenbezogene Daten sind jederzeit gegen unberechtigten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung oder Weitergabe, sowie gegen Verlust, Verfälschung oder Zerstörung zu schützen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Datenverarbeitung elektronisch oder in Papierform erfolgt. Vor Einführung neuer Verfahren der Datenverarbeitung, insbesondere neuer IT-Systeme, sind technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten festzulegen und umzusetzen. Diese Maßnahmen haben sich am Stand der Technik, den von der Verarbeitung ausgehenden Risiken und dem Schutzbedarf der Daten zu orientieren. Die technisch organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten sind Teil des betrieblichen Informationssicherheits- und Datenschutz-Managements und müssen kontinuierlich an die technischen Entwicklungen und an organisatorische Änderungen angepasst werden.

 

Datenschutzkontrolle

Die Einhaltung der Richtlinien zum Datenschutz und der geltenden Datenschutzgesetze wird regelmäßig durch Datenschutzaudits und weitere Kontrollen überprüft. Die Ergebnisse der Datenschutzkontrollen sind der Unternehmensleistung mitzuteilen.

 

Datenschutzvorfälle

Jeder Betroffene soll der Geschäftsführung unverzüglich Fälle von Verstößen gegen diese Datenschutzrichtlinie oder andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (Datenschutzvorfälle) melden. In Fällen von

sind die im Unternehmen vorgesehenen Meldungen unverzüglich vorzunehmen, damit nach staatlichem Recht bestehende Meldepflichten von Datenschutzvorfällen erfüllt werden können.

 

Verantwortlichkeiten und Sanktionen

Die Geschäftsführung ist für die verordnungskonforme Datenverarbeitung der Eykcon GbR verantwortlich. Damit ist sie verpflichtet sicherzustellen, dass die gesetzlichen und die in der Datenschutzrichtlinie enthaltenen Anforderungen des Datenschutzes eingehalten werden (z.B. nationale Meldepflichten).

Es ist eine Managementaufgabe der Geschäftsführung, durch organisatorische, personelle und technische Maßnahmen eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung unter Beachtung des Datenschutzes sicherzustellen.

 

Inkraftsetzung

Dieses Dokument wird einmal jährlich sowie bei Bedarf auf Vollständigkeit und Aktualität überprüft.

Änderungen dieses Dokuments liegen in der Verantwortung des Zuständigen für Datenschutz-Management.

 

Dieses Dokument ist allen Betroffenen zugänglich zu halten.

 

RA Peter van Eyk

Geschäftsführender Gesellschafter Eykcon-LeadershipConsulting GbR

25. Mai 2018